Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、DeepLで翻訳後、Google Chatに通知する

■概要

海外の取引先から送られてくる請求書など、外国語で記載された画像やPDFファイルの処理に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容を翻訳ツールにコピー＆ペーストし、その結果をチャットに投稿する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、文字抽出からDeepLでの翻訳、Google Chatへの通知までを自動で実行し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外の請求書や書類など、外国語ファイルの翻訳作業を手作業で行っている方
• 翻訳した内容をチームで共有する際の、通知の手間や漏れをなくしたい方
• Google Drive、DeepL、Google Chatを日常的に利用し、連携による業務改善を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル保存から翻訳、共有までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストの間違いや、チャットへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、DeepL、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. その後、オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを翻訳します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、翻訳結果などを指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、読み取ったテキストの中から特定の項目のみを抽出するようにカスタムが可能です。
• DeepLでの翻訳アクションでは、翻訳先の言語を自由に選択できるほか、翻訳対象のテキストも前段階で取得した情報を変数として設定できます。
• Google Chatへの通知では、通知先のスペースを任意で指定し、本文に翻訳結果などの変数を埋め込むことで、分かりやすい通知内容を作成できます。

■注意事項

• Google DriveとDeepLとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。