CloseでNew Contactが登録されたらGmailで通知する

■概要

CRMツールであるCloseに新しいコンタクトが登録されるたびに、関係者へ手動でメール通知する作業に手間を感じていませんか。迅速な対応が求められる営業活動において、こうした連絡の遅れや漏れは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Closeにコンタクトが登録されたことをトリガーに、Gmailから指定した宛先へ自動で通知メールを送信できます。これにより、リアルタイムでの情報共有が可能になり、対応の迅速化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Closeに登録された新規コンタクト情報を、手動で関係者に共有している営業担当者の方
• 新規リードへの迅速なアプローチを実現し、チーム全体の営業効率を向上させたいマネージャーの方
• CloseとGmailを連携させ、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Closeへのコンタクト登録をトリガーに自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。
• 手作業による通知の送信漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloseとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCloseを選択し、「新しいコンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Closeから取得した情報を含んだ通知メールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を送信したい先のメールアドレスを任意で設定できます。
• 通知メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーのCloseで取得したコンタクト名や会社名といった情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

・Close、GmailのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。