Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、契約書を発行しOneDriveに格納する

■概要

Salesforceで商談が成立するたびに契約書を作成し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。
重要な契約書類だからこそ、入力ミスや格納漏れは避けたいものです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに登録された商談オブジェクトを元にGoogle ドキュメントで契約書を発行し、OneDriveのフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化できます。
契約プロセスに伴う課題をスムーズに解消しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceを活用しており、商談成立後の契約書発行業務を効率化したい営業担当者の方
• 手作業での書類作成とファイル管理に時間がかかり、本来の業務に集中したい営業事務の方
• 契約プロセスのヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの登録を起点に契約書発行と格納が自動化され、手作業の時間を削減できます。
• システムが自動で処理するため、手作業による情報の転記ミスや格納漏れなどのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google ドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を設定し、フローボットが起動するきっかけを作ります。
3. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」を設定し、トリガーで取得した情報に紐づく詳細なレコード情報を取得します。
4. オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「書類を発行する」を設定します。あらかじめ用意した雛形に、取得したレコード情報を差し込み契約書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、発行した契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceをトリガーに設定する際、ご自身の環境に合わせて監視対象となるマイドメインを設定してください。
• Google ドキュメントで発行する書類の雛形は、任意のテンプレートファイルを使用できます。
  また、雛形内の変数部分にSalesforceから取得したどの情報を埋め込むかを指定します。
• OneDriveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダや、アップロードするファイル名は自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Salesforce、Google ドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。