Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、OneDriveのフォルダに整理して保存する
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、OneDriveのフォルダに整理して保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Microsoft SharePoint
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットに埋もれてしまったり、後から探すのに手間取ったりすることはないでしょうか。また、都度手作業でファイルをダウンロードし、OneDriveに保存する作業は、地味ながらも負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが送信された際に、自動でOneDriveの指定フォルダへ保存・整理が完了するため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで共有されたファイルを、手作業でOneDriveに保存している方
- チャットに埋もれたファイルの探し出しや、保存漏れに課題を感じるチーム
- 手作業によるファイル管理を自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でOneDriveに保存されるため、手作業での保存や整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや保存先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、メッセージにファイルが添付されているかどうかを確認します。
- ファイルがある場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、ファイルを検知したいチャネルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイルが添付されているかどうかの条件を任意で設定できます。
- 進行先を切り替える機能を追加することで、ファイルの種類や送信者などの条件に応じて、保存先を動的に変更することも可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダ名やファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「分岐」、「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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フローボットトリガー
特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら
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