■概要
Gmailで受信したメールに添付されたファイルを、都度ダウンロードしてGoogle Driveに保存し、さらにチームにDiscordで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
この一連の作業は定型的でありながら、対応漏れが許されないため、見落としなどのヒューマンエラーも気になります。
このワークフローを活用すれば、Gmailを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードします。
続けてDiscordへ通知することが可能になるため、共有プロセスの精度向上が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailの添付ファイルをGoogle Driveに手動で保存・管理している方
- ファイルの保存後、Discordへ手作業で報告を行っている方
- 定型的なファイル共有業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに、ファイルの保存から通知までを自動化し、手作業による時間や手間を削減します。
- 手作業で起こりがちなファイルの保存漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、DiscordをYoomと連携してください。
- トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの任意の条件で処理を分岐します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを追加し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したチャンネルにファイルアップロード完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、添付ファイルの有無や特定のファイル形式など、業務に合わせた条件を任意で設定・追加することが可能です。
- Discordへの通知では、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文にファイル名や保存先URLといった変数を埋め込むこともできます。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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