Microsoft Teamsに議事録が投稿されたら、Zendeskに自動でチケットを作成してメールで通知する

■概要

Microsoft Teamsに投稿された議事録の内容を、都度Zendeskへ手作業で転記し、関係者にメールで通知する業務に手間を感じていませんか。 また、これらの繰り返し作業は、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりえます。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの議事録投稿をトリガーに、Zendeskへのチケット自動作成とメール通知までの一連の流れを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとZendeskを利用し、議事録からのチケット作成を手作業で行っている方
• 議事録情報をZendeskへ転記する際、手間や入力ミス、通知漏れに課題を感じている方
• 顧客対応やサポート業務における情報共有の迅速化と効率化を目指す担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの議事録投稿後、Zendeskへのチケット作成とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記や通知作業がなくなることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したチャネルに新しいメッセージ（議事録）が投稿されるとフローが起動します。
3. その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から必要な情報を抽出します。
4. 続けて、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しいチケットを作成します。
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者にチケット作成完了の通知メールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動する頻度のほかに、対象とするチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出設定では、変換タイプのほか、固定値や前のステップで得られた情報（アウトプット）を活用して、抽出対象のテキストや抽出する項目（例：会議名、決定事項、担当者など）を柔軟にカスタムできます。
• Zendeskのチケット作成設定では、前のステップで抽出したアウトプットを使用して、チケットの件名や詳細の内容を、実際の運用に合わせてカスタムしてください。
• メール通知の設定では、固定値や前のステップで得られた（アウトプアウト）を活用して、通知メールの宛先、件名、本文などを自由にカスタムすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。