メールを受信したら、Google Driveでファイル情報を取得してMicrosoft Teamsで共有する
メールを受信したら、Google Driveでファイル情報を取得してMicrosoft Teamsで共有する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Gmail
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
取引先などからGmailで受信したファイルを、都度確認してMicrosoft Teamsでチームに共有する作業に手間を感じていませんか？手作業での共有は、対応の遅れや共有漏れといったミスにつながることもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルを、Microsoft Teamsを使い手動で共有している方
- Google Driveでのファイル管理と、チームメンバーへの情報共有をより迅速に行いたい方
- メールの確認漏れやファイル共有の遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にファイル情報の取得と共有が自動で完結するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル共有時に発生しがちな、通知の漏れや遅れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したファイル情報を指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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チームの一覧を取得チームメンバーの一覧を取得チャネルの一覧を取得チャネルにメッセージを送るチャットにメッセージを送るチャットの一覧を取得チャネルを作成チャネルにメッセージを送る（チャネルにメンションをする）カレンダーに予定を作成する（非推奨）ユーザーのプレゼンスを取得するチャネルに投稿されたメッセージに返信するカレンダーに予定を作成するフォルダ情報を取得するファイルをダウンロードチームにメンバーを追加特定のメッセージの返信一覧を取得特定のチャネル内のメッセージ一覧を取得ユーザー情報を取得カレンダーの予定を更新するイベント一覧を取得【次ページへのリンク用】イベント一覧を取得チームを作成会議の録画データをダウンロード会議情報を取得会議録画一覧を取得承認を要求承認一覧を取得承認をキャンセル
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
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