GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する

■概要

Gmailで受信したJPG画像ファイルを都度手作業でPDFに変換し、Microsoft Teamsへ転送する作業は、手間がかかり、時にはファイル形式の確認漏れや宛先間違いといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたJPG画像ファイルを自動でPDFに変換し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへスムーズに転送できるようになり、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する画像ファイルをPDF化し、Microsoft Teamsで共有する業務が多い方
• ファイル形式の変換や転送作業を手作業で行っており、時間や手間を削減したいと考えている方
• Microsoft Teamsを日常的に使用し、チーム内での迅速な情報共有を重視している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からPDF変換、Microsoft Teamsへの通知までの一連の作業が自動化されるため、手作業による業務時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル操作や宛先指定といった作業がなくなることで、変換ミスや共有漏れなどのヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、JPGファイルが添付されていそうなメールを特定するためのラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがJPGである場合に後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、JPGファイルをPDFファイルに変換する操作を行います。
5. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルをアップロードします。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、アップロードされたPDFファイルを指定のチャネルにメッセージと共に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを受信した際にフローを起動させるかを任意で設定してください。
• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えばメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を継続するなど、より詳細な条件を設定することが可能です。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際に使用するファイル変換サイトのURLや、画面上の操作対象（ボタンのクリック箇所など）を正確に設定する必要があります。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャネルの指定や、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、受信したメールの件名や差出人といった動的な情報を含めるようにカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。