Zendeskに特定のチケットが登録されたら、Backlogに課題を追加する

■概要

日々の業務でZendeskに登録される顧客からの問い合わせや要望チケットを、手作業でBacklogの課題として登録し直す作業に手間を感じていませんか。この作業は、対応漏れや二重登録といったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskに特定のチケットが登録された際に、自動でBacklogに課題を追加することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZendeskとBacklog間の情報連携を手作業で行っているカスタマーサポート担当者
• チケット管理と課題管理の連携を効率化し、プロジェクトの進捗を正確に把握したい方
• 手作業による情報登録の手間を削減し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskへのチケット登録をトリガーにBacklogへ自動で課題が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での情報入力に伴う、転記ミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、Zendeskに新しいチケットが作成されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定します。これにより、Zendeskのチケット情報に基づいて、後続の処理を条件に応じて実行するかどうかを制御できます。
4. 最後に、オペレーションでBacklogを選択し、「課題の追加」アクションを設定します。このアクションで、Zendeskのチケット情報をもとに、Backlogへ新しい課題を自動で登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のアクションでは、Zendeskから取得したチケットの特定の情報（例：優先度、タグ、件名に含まれるキーワードなど）を条件として設定し、条件に合致する場合のみBacklogへの課題追加処理を実行するようにカスタムすることが可能です。
• Backlogの「課題の追加」アクションでは、課題の件名、詳細、担当者、期限日、カテゴリなどを固定値で設定したり、トリガーで取得したZendeskのチケット情報を変数として埋め込んだりすることで、柔軟な課題作成が可能です。

■注意事項

• Zendesk、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。