Sansanで名刺情報が登録されたら、クラウドサインで契約書を作成する

■概要

Sansanへの名刺登録は頻繁に行われるものの、その情報を元にクラウドサインで契約書を作成する作業は手間がかかる、と感じることはありませんか。特に、双方のアプリケーション間で情報を手作業で移す際には、入力ミスや時間のロスが発生しがちです。このワークフローを利用することで、Sansanに名刺情報が登録されると、自動的にクラウドサインで契約書を作成するプロセスが開始され、これらの課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Sansanで管理する名刺情報を基に、クラウドサインで迅速に契約書を作成したい方
• 名刺情報を契約書へ転記する作業を非効率に感じている方
• 契約書作成プロセスの自動化により、業務の正確性と速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanに名刺情報が登録されると、クラウドサインでの契約書作成プロセスが自動で進むため、これまで手作業で行っていた情報入力や書類準備の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記時の入力ミスや、必要な情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の信頼性を高めることに貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Sansan、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定することで、名刺が登録されたタイミングでフローが起動するようにします。
3. 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意した契約書の雛形ドキュメントから、Sansanの情報を差し込んだ書類を生成します。
4. 次に、オペレーションでクラウドサインを選択し、「書類の作成」アクションを設定して、契約プロセスを開始します。
5. さらに、オペレーションでクラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、手順3で発行された契約書ファイルを添付します。
6. 続けて、オペレーションでクラウドサインの「宛先の追加」アクションを設定し、Sansanから取得した名刺情報（会社名、担当者名、メールアドレスなど）を契約の宛先として設定します。
7. 最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が整った契約書を相手方に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、使用する契約書の雛形となるGoogleドキュメントのファイルを任意に指定することが可能です。これにより、様々な種類の契約書に対応できます。
• クラウドサインの各オペレーション（書類の作成、ファイルの添付、宛先の追加、書類の送信・リマインド）では、Sansanから取得した名刺情報やGoogleドキュメントで生成した書類の情報などを、変数として動的に引き継いで設定できます。また、状況に応じて固定のテキストや値も設定可能です。

■注意事項

• Sansan、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。