■概要
顧客対応において、Re:lationで新しいチケットが作成された際、その情報を迅速に関係者へ共有することは非常に重要ですが、都度手作業で通知を行うのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Re:lationで新しいチケットが作成されたタイミングで、自動的にOutlookへ通知メールを送信するため、確認漏れを防ぎ、スムーズな情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Re:lationとOutlookを利用し、チケットの見落としや対応遅れを防ぎたい方
- 新規チケット作成時の通知を手作業で行っており、その手間を削減したい方
- 顧客サポートの応答速度を向上させ、チーム内の情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Re:lationで新しいチケットが作成されると、自動でOutlookに通知が送信されるため、確認漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
- これまで手作業で行っていた新規チケット作成の通知業務が自動化されるため、その分の時間を他のコア業務に集中させることが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Re:lationとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでRe:lationを選択し、「新たにチケットが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、Re:lationで新しいチケットが作成されるとフローが自動的に起動します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。このアクションで、指定した宛先にチケット作成の通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、通知を送信する先のメールアドレス（To, CC, BCC）を任意で設定できます。
特定の担当者やチームのメーリングリストを指定することで、関係者へ確実に情報を届けることが可能です。 - 通知メールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、Re:lationのトリガーで取得したチケット情報（例：チケットID、顧客名、要件など）を変数として挿入できます。
これにより、メールを開かなくても概要を把握できる、分かりやすい通知内容にカスタマイズできます。
■注意事項
- Re:lation、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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