Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、内容を分析してOutlookで自動通知する

■概要

Intercomでユーザーから新しい問い合わせが来るたびに、その内容を確認して関係者に手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、迅速な対応が求められる顧客サポート業務において、情報共有の遅れは課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成された際に、AIがその内容を分析し、Outlookを通じて指定の担当者へ自動で通知します。
情報共有の課題を解消に導くことができそうです。

■このテンプレートをおすすめする方

• IntercomとOutlookを利用し、顧客対応の効率化を目指すサポート担当者の方
• 問い合わせ内容の迅速な社内共有と、対応漏れの防止を徹底したい方
• AIを活用して、問い合わせ内容の一次分析や振り分けを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Intercomでの新規会話発生からOutlookでの通知までを自動化し、手作業による情報伝達の時間を短縮できます。
• AIによる内容分析を挟むことで、重要な情報を見逃さず、手動での確認や通知作業に伴うヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、IntercomとOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでIntercomを選択し、「ユーザーが新しい会話を作成したら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定して、Intercomから取得した会話内容を分析・要約します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを含む通知メールを指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能におけるテキスト生成時のプロンプトは、Intercomから取得した会話内容などの値を変数として埋め込むことで任意に調整できます。
• Outlookでのメール通知設定では、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、Intercomの会話情報やAIによる分析結果といった前段のアクションで取得した値を変数として埋め込んだりするなどの柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Intercom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。