Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Intercomにチケットを作成する

■概要

顧客対応でIntercomを使いつつ、Gmailでの個別連絡も発生し、情報が散在して管理が煩雑になっていませんか。重要な問い合わせの見落としや、二重対応は避けたい課題です。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをトリガーに、自動でIntercomへチケットを作成できます。手作業によるGmail Intercom間の連携作業をなくし、問い合わせ対応の一元管理と迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• IntercomとGmailを併用し、メールからの起票を手作業で行っている方
• Gmail経由の連絡もIntercomで一元管理し、対応品質を高めたいチームリーダーの方
• Gmail Intercom連携を自動化して、カスタマーサポート業務の効率化を目指す担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailへのメール受信をトリガーにIntercomへ自動でチケットが作成されるため、手作業による転記漏れや対応の遅延といったミスを防ぎます
• 問い合わせに関する情報がIntercomに集約されるため、対応状況の管理が容易になり、チーム全体での情報共有が円滑になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとIntercomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでIntercomを選択し、「チケットを作成」アクションを設定し、受信したメールの内容が反映されるように項目を紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、チケット作成の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください
• Intercomでチケットを作成するアクションでは、チケットのタイトルや説明文に、受信したメールのどの情報（件名、本文、差出人アドレスなど）を反映させるか任意で設定できます

■注意事項‍

• GmailとIntercomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。