Microsoft TeamsでPDFが送信されたら、CloudConvertでJPGに変換しOneDriveに格納する

■概要

Microsoft Teamsで共有されたPDFファイルを、都度手作業でJPG形式に変換していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにPDFが投稿されるだけで、自動でCloudConvertがJPGに変換し、指定のOneDriveフォルダに格納します。手作業で行っていたPDFファイルをJPGに変換する定型業務から解放され、本来注力すべき業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsでのPDF共有が多く、ファイル変換を手作業で行っている方
• PDFファイルをJPGに変換する定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
• CloudConvertとOneDriveを用いたファイル管理プロセス全体の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft TeamsへのPDF投稿を起点に、JPGへの変換からOneDriveへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れ、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、CloudConvert、OneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、Microsoft SharePointのアクションを使用し、Microsoft Teamsに投稿されたPDFファイルの情報を取得してダウンロードします。
5. オペレーションのデータ変換機能「正規表現によるデータの置換」で、ファイル名などをJPG形式にあわせて変換します。
6. CloudConvertの一連のアクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルをアップロード、JPG形式に変換して再度ダウンロードします。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチームIDやチャネルIDを任意のものに設定してください。
• 分岐機能では、PDFファイルが添付されている場合など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を動かす条件を自由に設定可能です。
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名の命名規則など、置換する文字列や条件を任意に設定できます。
• Microsoft SharePoint、CloudConvert、OneDriveの各アクションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを、固定値または前段のアクションで取得した情報を用いて柔軟に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、CloudConvert、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。