Salesforceに特定のTo Doレコードが作成されたら、契約書を発行しDocuSignに追加する

■概要

Salesforceでの案件管理と、DocuSignを使った契約締結プロセスが分断されていることで、手作業での契約書作成や送信依頼に時間がかかり、ミスが発生しやすくなっていませんか。このワークフローは、Salesforceに特定のTo Doが作成されると、関連情報を基に契約書を自動で生成しDocuSignへ追加する一連の流れを自動化します。SalesforceとDocuSign間の連携を円滑にし、契約業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとDocuSignを利用した契約業務に、手間や時間を取られている営業担当者の方
• 契約書の作成や送付依頼における、手作業によるミスをなくしたい法務・営業事務担当の方
• Salesforceのデータに基づき、DocuSignでの契約締結プロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの更新を起点に契約書発行からDocuSignへの追加までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、SalesforceとDocuSign間の契約業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、DocuSign、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでSalesforceを選択し、「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ToDoの件名など特定の条件で後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、Salesforceの「レコードを取得する」アクションで、ToDoに関連する取引先や商談の情報を取得します。
5. Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、取得した情報をもとに契約書の雛形から書類を自動生成します。
6. 必要に応じてAI機能を使い、DocuSignで送信するメールの件名やメッセージ本文を生成します。
7. DocuSignの「エンベロープを作成」アクションで、署名依頼の下書きを作成します。
8. 最後に、DocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」アクションで、生成した契約書をエンベロープに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、「ToDoの件名に"契約書作成"が含まれていたら」など、業務に合わせた条件を任意で設定できます。
• Googleドキュメントの書類発行では、使用する契約書の雛形を任意のものに変更でき、宛名や金額などの項目にはSalesforceから取得した値を自動で差し込めます。
• DocuSignのエンベロープ作成では、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、Salesforceの担当者情報などを変数として埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Salesforce、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。