GmailでCBRファイルを受信したら、CloudConvertでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

メールで受信したCBRファイルを手作業でPDFに変換し、フォルダに格納する作業に手間を感じていませんか。
一つ一つのファイルを手動で処理するのは時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のファイルを受信するだけで、cbrからpdfへの変換とGoogle Driveへの格納までを自動で完結させることができ、ファイル変換に関わる定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信するCBRファイルをPDFへ変換する作業を日常的に行っている方
• 手作業でのファイル変換や保存による手間や管理ミスを解消したいと考えている方
• ファイル形式の変換プロセスを自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信を起点に、変換からGoogle Driveへの格納までが自動処理されるため、手作業で費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイルのダウンロードミスや変換漏れ、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、CloudConvert、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションでCloudConvertを選択し、Gmailで受信したCBRファイルをアップロード後、PDF形式へ変換するよう設定します
4. 続けてCloudConvertのアクションで、変換後のファイルをダウンロードします
5. 必要に応じてデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」でファイル名を整え、最後にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれる特定のキーワードを任意に設定してください
• CloudConvertでの変換設定では、前段のGmailで取得した情報などをもとに、変換するファイルなどを設定することが可能です
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください

■注意事項

• Gmail、CloudConvert、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。