Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Microsoft Dynamics365 Salesで取引先企業を作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションをもとに、Microsoft Dynamics365 Salesへ手作業で情報を登録する業務に手間を感じていませんか。こうした繰り返し行う作業は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をきっかけに、AIが内容を解析しMicrosoft Dynamics365 Salesへ取引先企業を自動で作成するため、手作業による情報登録の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとMicrosoft Dynamics365 Salesを併用し、情報登録を手作業で行っている方
• Microsoft Teams上の顧客情報を、ミスなく迅速にMicrosoft Dynamics365 Salesへ反映させたい営業担当者の方
• 営業チーム内の情報共有とデータ入力のプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿を起点に取引先企業の作成が自動化されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションで、通知の対象としたいチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージが特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージから取引先企業名などを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業を作成」アクションで、AIが抽出したデータをもとに取引先企業を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Microsoft Teamsのメッセージ本文からどのような情報（例：企業名、担当者名、連絡先など）を抽出するかを任意で設定できます。
• Microsoft Dynamics365 Salesで取引先企業を作成する際に、登録したい各項目に対して、前段のAI機能で抽出した値を動的に埋め込むといった設定が可能です。

■注意事項‍

• Microsoft TeamsとMicrosoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。