GoogleフォームからHTMLファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しBoxに格納する

■概要

Webフォーム経由で受け取ったHTMLファイルを手作業でPDFに変換し、指定のフォルダに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにHTMLファイルが添付・送信されると、RPAが自動でPDFに変換し、Box内の指定フォルダへ格納までの一連の業務を自動化します。手作業によるファイル変換のプロセスをなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• HTMLファイルをPDFに変換する定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
• GoogleフォームとBoxを活用したファイル管理業務を効率化したいと考えている方
• RPAなどを活用し、手作業によるファイル変換やデータ入力のミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの送信を起点に、HTMLからPDFへの変換、Boxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
3. 続いて、オペレーションでトリガーで取得したファイル情報を基に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたHTMLファイルをPDF形式で保存します
5. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームの回答内容からファイル名に必要な情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルをBoxへ格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象となるフォームを任意で指定してください
• Google Driveでファイルをダウンロードする際は、前段のGoogleフォームのトリガーで取得したファイルIDを変数として設定します
• RPA機能では、HTMLファイルをPDFとして保存する際のブラウザ操作（印刷画面の操作など）をご利用の環境に合わせてカスタマイズしてください
• AI機能でファイル名などに利用する情報を抽出する際は、フォームの回答内容のどの部分を、どのように抽出するかを任意で設定できます
• Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。