Outlookで特定条件に合うタスクが作成されたら、StreakにもTaskを作成する

■概要

Outlookで管理しているタスク情報を、CRMであるStreakへ都度手作業で入力し直していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のタスクが作成されると、自動でStreakにもタスクが作成されるため、手作業による連携業務を効率化し、StreakとOutlook間のスムーズな情報同期を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとStreakを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
• StreakとOutlookの連携を自動化し、タスクの登録漏れなどのミスを防ぎたい方

• 営業活動に関するタスク管理を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクを作成するだけでStreakに自動で情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記がなくなることで、入力間違いやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとStreakをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Outlookタスクの件名や重要度など、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでStreakの「Create a Box」アクションを設定し、関連するBoxを必要に応じて作成します
5. 最後に、オペレーションでStreakの「Create a Task」アクションを設定し、Outlookのタスク情報を基にStreakにタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Outlookタスクの件名や本文に含まれるキーワード、重要度など、自動化の対象としたい条件を任意で設定してください
• Streakで作成するタスクの名称や期限などの内容は、Outlookから取得した情報を動的にマッピングして設定することが可能です

■注意事項‍

• StreakとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。