Outlookでjpegファイルを受信したら、CloudConvertでDOCファイルに変換しMicrosoft SharePointに格納する

■概要

メールで届いたJPEG画像ファイルの内容確認や文書化に、手間がかかっていませんか。手作業でのファイル変換や保存は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用することで、Outlookで受信したJPEGファイルをCloudConvertで自動的にDOCファイルへ変換し、指定のMicrosoft SharePointに格納できます。手間のかかるjpegからdocへの変換作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する画像ファイルを、手作業でDOCファイルに変換している方
• jpegからdocへの変換といった定型的なファイル操作を自動化し、業務を効率化したい方
• Microsoft SharePointへのファイル格納を自動化し、手作業によるミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• jpegからdocへのファイル変換、およびMicrosoft SharePointへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• ファイルのダウンロードから変換、アップロードまでを一気通貫で処理するため、ファイルの見落としや格納先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、CloudConvert、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、まずOutlookの添付ファイル情報を取得し、ファイルをダウンロードします。
4. 次に、ダウンロードしたファイルをCloudConvertにアップロードし、DOC形式に変換します。
5. 続いて、変換されたファイルをCloudConvertからダウンロードします。
6. 最後に、ダウンロードしたDOCファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• CloudConvertでのファイル変換オペレーションでは、変換に関する各種項目を固定値で設定するだけでなく、トリガーで取得したメール情報などを活用して動的に設定することも可能です。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロードオペレーションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で指定したり、前段のステップで取得した情報を用いて動的に設定したりできます。

■注意事項

• Outlook、CloudConvert、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。