Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、CloudConvertでファイルを圧縮しGmailで自動送信する

■概要

PDFファイルのサイズが大きく、メールで送る際に圧縮が必要になったり、関連作業に手間がかかったりしていませんか。手作業でPDFからPDFへ変換するような圧縮作業やメール送信を繰り返していると、時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Google DriveにPDFがアップロードされると、CloudConvertで自動的にファイルを圧縮し、Gmailで指定の宛先に送信する処理を自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFファイルの圧縮や共有といった一連の作業を手作業で行っている方
• Google Drive、CloudConvert、Gmailを日常的に利用し、連携による効率化を検討している方
• 定型的なファイル送信業務に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのアップロードを起点に、ファイル圧縮からメール送信までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ファイル圧縮のし忘れやメールの宛先間違い、添付ミスといった手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、CloudConvert、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、分岐機能を設定し、後続の処理を行う条件を定めます
4. 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. オペレーションで、CloudConvertにファイルをアップロードし、ファイルを最適化（圧縮）した後にダウンロードするアクションを順に設定します
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、圧縮したファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名などの前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを起動させるための条件を自由にカスタマイズします。
• 正規表現によるデータの抽出オペレーションでは、ファイル名などから特定の文字列を抽出し、後のオペレーションで活用するよう設定が可能です。
• CloudConvertやGmailの各アクションでは、宛先や件名、本文などを固定値で設定するだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として活用し、動的に設定してください。

■注意事項

• CloudConvert、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。