Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Closeにコンタクトを作成する

■概要

Boxに保管した名刺や顧客情報を、手作業でCRMに入力する手間や転記ミスにお悩みではないでしょうか。特にCloseなどの顧客管理ツールと併用している場合、情報の二重入力は非効率な作業です。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能で情報を自動で読み取り、Closeに新しいコンタクトとして登録します。BoxとCloseの連携を自動化し、手作業による入力業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとCloseを併用し、顧客情報や名刺の管理を手作業で行っている営業担当者の方
• Boxにアップロードされたファイル情報を基に、Closeへのデータ入力を効率化したいと考えているチーム
• ファイル管理から顧客情報登録までの一連の流れを自動化し、業務の属人化を防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• BoxにファイルをアップロードするだけでCloseにコンタTクト情報が自動で登録されるため、データ入力の手間を省き、時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ精度を高めます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとCloseをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報を基にコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定可能です
• オペレーションの分岐条件は、ファイル名やファイル形式など、後続の処理を実行したい条件に合わせて任意で設定してください
• Closeでコンタクトを作成する際、任意のLead IDを指定して関連付けることが可能です

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■注意事項

• Box、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。