■概要
Boxに保管した名刺や顧客情報を、手作業でCRMに入力する手間や転記ミスにお悩みではないでしょうか。特にCloseなどの顧客管理ツールと併用している場合、情報の二重入力は非効率な作業です。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能で情報を自動で読み取り、Closeに新しいコンタクトとして登録します。BoxとCloseの連携を自動化し、手作業による入力業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとCloseを併用し、顧客情報や名刺の管理を手作業で行っている営業担当者の方
- Boxにアップロードされたファイル情報を基に、Closeへのデータ入力を効率化したいと考えているチーム
- ファイル管理から顧客情報登録までの一連の流れを自動化し、業務の属人化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでCloseにコンタTクト情報が自動で登録されるため、データ入力の手間を省き、時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ精度を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCloseをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでCloseの「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報を基にコンタクトを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定可能です
- オペレーションの分岐条件は、ファイル名やファイル形式など、後続の処理を実行したい条件に合わせて任意で設定してください
- Closeでコンタクトを作成する際、任意のLead IDを指定して関連付けることが可能です
■注意事項
- Box、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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