■概要
顧客管理にClose、ファイル管理にBoxを利用しているものの、新しい顧客情報が追加されるたびに手作業でフォルダを作成する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、Closeで特定の条件に合致する新しいコンタクトが作成された際に、Boxへ自動でフォルダを作成し、手作業による運用の非効率さや入力ミスなどの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CloseとBoxを活用しており、手作業でのデータ連携に手間を感じている営業担当者の方
- Closeへのコンタクト追加からBoxのフォルダ作成までを自動化し、業務を効率化したい方
- 営業チームのファイル管理プロセスを標準化し、属人化を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Closeにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、顧客名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理の精度を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCloseをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCloseを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを作成する場所となる親フォルダのIDを任意で設定してください。
- オペレーションの分岐機能では、コンタクトのステータスなど、Closeから取得した情報をもとに実行条件を任意で設定可能です。
■注意事項
- Close、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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