Gmailで受信した内容をもとに、CloseにContactを作成する

■概要

Gmailで受信した問い合わせやリード情報を、都度CRMのCloseに手入力していませんか？この作業は時間もかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際にCloseへ自動でコンタクトを作成でき、手作業をなくし、顧客対応の初動を早めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したリード情報をCloseへ手入力しており、手間を感じている営業担当者の方
• GmailとCloseを連携させて、顧客管理業務の自動化や効率化を目指しているチームリーダーの方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、リード対応の速度と質を向上させたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメールをGmailで受信するとCloseへ自動で情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとCloseをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメールの本文などから、Closeに登録したい情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングしてコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「お問い合わせ」や「資料請求」など、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• Closeにコンタクトを作成するアクションでは、特定のリードに関連付けるためのLead IDを任意で設定することが可能です。

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■注意事項

• Gmail、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。