Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、CloseにContactを作成する

■概要

Gmailで受信した問い合わせやリード情報を、都度CRMツールのCloseに手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、GmailとCloseの連携を自動化し、特定のメールを受信した際に自動でCloseにコンタクトを作成できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーを解消し、より重要な業務に集中することが可能になります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したリード情報を、手作業でCloseに登録している営業担当者の方
• GmailとClose間のデータ連携を効率化し、顧客対応の迅速化を図りたいマネージャーの方
• 問い合わせから顧客管理までの一連のフローを自動化し、業務の属人化を防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信した際にCloseへのコンタクト作成が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのデータ転記が不要になることで、連絡先や会社名の入力間違い、また対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとCloseをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メールの本文から氏名や会社名などの必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報を元にコンタクトを作成します

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や差出人など、任意のキーワードを設定してください
• 分岐機能では、メールの内容に応じて処理を分けるための条件を任意で設定してください
• Closeでコンタクトを作成するアクションでは、対象となる任意のLead IDを設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Gmail、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。