■概要
Closeでタスク管理を行う際、関連ファイルをBoxに都度手動でフォルダを作成して格納する作業に手間を感じていませんか？特に、複数の案件を同時に進めていると、フォルダの作成漏れや命名ミスが発生し、後から資料を探すのに時間がかかることもあります。このワークフローは、Closeでのタスク作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成し、連携作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Closeで顧客対応のタスクを管理し、Boxで関連資料を保管している営業担当の方
- CloseとBoxを連携させ、チーム全体のファイル管理を標準化したいと考えている方
- 顧客管理や案件管理における手作業をなくし、営業活動に集中したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Closeでタスクを作成するだけでBoxに自動でフォルダが作られるため、手作業でのフォルダ作成や移動の手間を省き、時間を短縮します
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、CloseとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCloseを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでCloseの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったタスクの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定した場所に新しいフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定できます。例えば、顧客ごとや年度ごとのフォルダの中に作成することが可能です
- 作成するフォルダの名称は、前段のオペレーションで取得したCloseのタスク情報（タスク名など）を組み合わせて自由に設定でき、管理しやすい命名規則を適用できます
■ 注意事項
- CloseとBoxのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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