■概要
Closeでのタスク管理とBoxでのファイル管理を連携させる際、都度フォルダを手動で作成する作業に手間を感じていませんか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Closeで特定の条件に合致するタスクが作成されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- CloseとBoxを連携させ、顧客管理やタスクに関連する業務フローを効率化したい方
- 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていないと感じる方
- タスクに応じたフォルダ作成の漏れや命名ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Closeでタスクが作成されると自動でBoxにフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CloseとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCloseを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでCloseの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したタスクの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したタスク情報をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定のフォルダを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Closeのタスク情報取得オペレーションでは、トリガーで検知したタスクのIDを引用して、特定のタスク情報を取得するように設定してください。
- 分岐機能では、取得したタスクの件名や担当者などの情報をもとに、「件名に特定のテキストが含まれる場合」といった条件を自由に設定可能です。
- Boxのフォルダ作成オペレーションでは、フォルダを作成する場所（親フォルダ）を指定し、フォルダ名にCloseから取得したタスク名などを引用して動的に設定できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■ 注意事項
- CloseとBoxのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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