Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、Boxでフォルダを作成する

■概要

Intercomでの顧客からの新しい問い合わせ対応時、関連ファイルを管理するために都度Boxでフォルダを手作業で作成していませんか。こうした繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、本来の顧客対応業務を圧迫する一因になりがちです。
このワークフローは、Intercomで新しい会話が作成されると、自動でBoxに会話ごとのフォルダを作成するため、BoxとIntercom間の面倒な手作業をなくし、よりスムーズで抜け漏れのない顧客管理体制の構築を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• IntercomとBoxを利用し、顧客からの問い合わせ内容や資料を手作業で管理している方
• BoxとIntercomの効果的な連携方法を探し、問い合わせ管理業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスを防ぎたいカスタマーサポート担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Intercomで新しい会話が始まると、自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮できます
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名の不統一といったミスを防ぎ、boxとintercomを用いた顧客情報管理の標準化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、IntercomとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでIntercomを選択し、「ユーザーが新しい会話を作成したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにしたフォルダ名で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを作成する親フォルダを任意に設定できます。例えば「Intercom問合せ」といった特定のフォルダ配下に作成することが可能です
• 作成するフォルダ名は、固定のテキストを設定したり、トリガーや前段のオペレーションで取得した件名や会話IDなどを変数として組み込んだりするなど、柔軟な設定ができます

■注意事項

• Intercom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• IntercomのWebhookの設定方法はこちらをご参照ください。