Google Driveで特定のフォルダ内に新しく特定のファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する

■概要

Google Driveに保存した名刺の画像やPDFファイルから、営業リスト作成ツールであるHunterへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、Google DriveとHunterの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが追加されるだけでOCRがテキストを読み取り、Hunterにリード情報を自動で作成するため、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとHunterを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている営業担当者の方
• 名刺のスキャンデータをGoogle Driveで管理しており、Hunterへの登録を自動化したい方
• Google Driveを活用したHunterへのリード登録業務の非効率を改善したいマーケティング担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に、Hunterへ自動でリードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ入力が不要になることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとHunterをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル名やファイル形式の場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでHunterの「リードを作成する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を各項目に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
• 分岐機能では、ダウンロードしたファイルの名称など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに処理を続ける条件を自由に設定可能です。
• OCR機能では、読み取りたい画像やPDFファイル内の項目（氏名や会社名など）を任意で設定してください。
• Hunterにリードを作成する際、OCR機能で取得した値を引用して、登録したいフィールドを自由に設定可能です。

■ 注意事項

• Google DriveとHunterのそれぞれをYoomと連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。