Zendeskで特定条件のチケットが作成されたら、Outlookで通知する

■概要

カスタマーサポートなどでZendeskをご利用の際、特定の重要なチケットが作成された時に、関係者への通知を手作業で行っていませんか。この作業は、見落としや通知漏れのリスクを伴い、迅速な対応の妨げになることもあります。このワークフローは、ZendeskとOutlookを連携させ、特定条件のチケットが作成された場合に自動でメール通知を実行します。これにより、重要な問い合わせへの対応速度と確実性を高めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskで特定のチケットが作成された際、手作業でOutlookメールを作成し通知している方
• ZendeskとOutlookを利用した顧客対応で、通知漏れによる機会損失や対応遅延を防ぎたい方
• チーム内での情報共有を円滑にし、特定のZendeskチケットへの対応を迅速化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskで条件に合うチケットが作成されると、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた通知作成の時間を削減できます
• 手作業による宛先間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットに関する情報を関係者へ確実に共有することが可能になります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を追加し、チケットの内容に基づいて処理を分けるための条件を設定します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、分岐条件に合致した場合に指定した宛先へメールを自動で送信します

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能で設定する条件は、チケットの優先度や特定のキーワードを含む場合など、実際の業務内容に合わせて任意で設定してください
• Outlookからメールを送信するアクションでは、通知したい担当者のメールアドレスや、チームのメーリングリストなどを任意で設定することが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Zendesk、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。