Outlookでタスクが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する

■概要

Outlookで顧客からの依頼などをタスク管理し、Zendeskで個別に対応している場合、手作業でのチケット起票に手間を感じていませんか？この転記作業は時間を要するだけでなく、コピー＆ペーストのミスで情報が正確に伝わらないリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでのタスク作成をきっかけにZendeskへチケットを自動作成するため、ZendeskとOutlook間の連携をスムーズにし、顧客対応の品質向上に貢献します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• ZendeskとOutlookを併用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
• Outlookのタスク情報を起点に、Zendeskでの顧客対応をより迅速に行いたいチームの方
• 手作業による情報転記ミスを防ぎ、対応品質の向上を目指すカスタマーサポート担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクが作成されるとZendeskに自動でチケットが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• ZendeskとOutlook間の手動連携が不要になることで、情報の入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでZendeskを選択し、「チケットを作成」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、連携の対象としたいタスクリストのIDを任意で設定してください
• Zendeskのオペレーション設定では、チケットを作成するアカウントのサブドメインを任意で設定してください

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■注意事項

• Outlook、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。