Capsule CRMでNew Taskが検知されたら、テキストを抽出しXeroでPurchase Orderを作成する

■概要

Capsule CRMで管理しているタスクから、手作業でXeroの発注書を作成する際に手間を感じたり、情報の転記ミスが発生したりしていませんか？このような定型業務は、日々の業務を圧迫する一因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Capsule CRMに新しいタスクが追加されると、AIが内容を解析しXeroで発注書を自動で作成するため、Capsule CRMとXero間の連携を効率化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMとXeroを日常的に利用し、発注書を手作業で作成している方
• Capsule CRMとXeroの連携を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
• 手作業による定型業務を削減し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Capsule CRMにタスクが追加されるとXeroの発注書作成までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが情報を正確に連携することで、手作業によるデータの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとXeroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「New Task（新しいタスクが作成されたら）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」のアクションでCapsule CRMのタスク内容から発注に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでXeroの「Create Purchase Order（発注書を作成する）」アクションを設定し、抽出した情報を基に発注書を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能によるテキスト抽出のオペレーションでは、Capsule CRMのタスク情報からどの項目（例：取引先名、金額、品目など）を抽出するかを任意で設定してください。
• Xeroで発注書を作成するオペレーションでは、連絡先や品目などの各項目に、前のステップで取得した値や任意の内容を割り当てて設定を行なってください。

■注意事項

• ‍‍Capsule CRM、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• Capsule CRMでTaskを作成する際、Additional Detail欄にXeroのContact ID、Item Code、Quantityを記載してください。
• Capsule CRMからAdditional Detailの内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443