Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する

■概要

Gmailに届く問い合わせやリード情報を、手作業でCapsule CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。手入力による作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出しCapsule CRMに新しいParty（連絡先）を作成するため、一連の顧客情報登録プロセスを自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとCapsule CRMを日常的に利用し、手作業での顧客情報の入力に課題を感じている方
• Gmailからのリード情報をCapsule CRMへ転記する際の入力漏れやミスを防ぎたい方
• 顧客管理に関する定型業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信すると自動でCapsule CRMにPartyが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することが可能です
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定する
4. 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Party」アクションを選択し、抽出した情報をマッピングしてPartyを作成するよう設定する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの本文から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください
• Capsule CRMでPartyを作成するアクションでは、前のステップで抽出した情報や固定のテキストなどを活用し、登録する項目を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。