■概要
Gmailに届く大切なお問い合わせや依頼メールを、手作業でCapsule CRMにタスクとして登録する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出し、Capsule CRMへ新規タスクを作成するため、手作業による入力の手間やヒューマンエラーを解消し、顧客対応を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Capsule CRMとGmailを連携させ、顧客からの連絡を効率的に管理したいと考えている方
- メールの内容確認からタスク登録までを手作業で行っており、時間に追われている営業担当者の方
- 重要なメールの見落としやタスクの登録漏れを防ぎ、チームの対応品質を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、Capsule CRMへのタスク登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しいタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文からどのような情報を抜き出したいかに応じて、任意の抽出項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を設定してください。
- Capsule CRMでタスクを作成する際には、前のステップで抽出した情報や任意のテキストを組み合わせて、タスクの詳細（内容、担当者、期日など）を設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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