Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでNew Taskを作成する

■概要

Gmailに届く大切なお問い合わせや依頼メールを、手作業でCapsule CRMにタスクとして登録する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなりがちです。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出し、Capsule CRMへ新規タスクを作成するため、手作業による入力の手間やヒューマンエラーを解消し、顧客対応を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMとGmailを連携させ、顧客からの連絡を効率的に管理したいと考えている方
• メールの内容確認からタスク登録までを手作業で行っており、時間に追われている営業担当者の方
• 重要なメールの見落としやタスクの登録漏れを防ぎ、チームの対応品質を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、Capsule CRMへのタスク登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しいタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出では、メール本文からどのような情報を抜き出したいかに応じて、任意の抽出項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を設定してください。
• Capsule CRMでタスクを作成する際には、前のステップで抽出した情報や任意のテキストを組み合わせて、タスクの詳細（内容、担当者、期日など）を設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。