Salesforceの商談オブジェクトにファイルが添付されたら、Microsoft SharePointに格納する

■概要

SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する中で、Salesforceに添付したファイルを都度Microsoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談にファイルが添付されると、自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダにファイルが格納されるため、面倒なファイル管理業務を効率化し、更新漏れなどのミスも防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとMicrosoft SharePointを連携させ、ファイル管理の手間を減らしたいと考えている営業担当者の方
• SalesforceのデータをMicrosoft SharePointで一元管理し、業務を標準化したいと考えている方
• 手作業によるファイルのアップロード漏れや、格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談にファイルが添付されると、自動でMicrosoft SharePointへ格納されるため、手作業でのアップロード時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの格納漏れやバージョン間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理を正確に行えます

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトが登録または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、Salesforceの「レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します
4. ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう、分岐機能を設定します
5. 続いて、Salesforceの「最新のコンテンツバージョンIDを取得」し、「ファイルをダウンロード」するアクションを順に設定します
6. Microsoft SharePointでアップロード先のフォルダを検索し、最後にダウンロードしたファイルをアップロードするアクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名を任意で設定できます
• ファイル名は固定の文字列だけでなく、Salesforceの商談名や取引先名といった前段のオペレーションで取得した情報を組み合わせて、動的に設定することも可能です

■注意事項

• Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。