Dropboxにファイルがアップロードされたら、Zoho CRMの商談にリンクを追加する

■概要

Zoho CRMとDropboxを併用しているものの、商談ごとに関連ファイルを都度手動で紐づける作業に手間を感じていませんか？ファイルを探してリンクをコピーし、該当の商談レコードに貼り付ける作業は、件数が増えるほど負担になりがちであり、入力ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動的にファイル名から関連するZoho CRMの商談を特定し、ファイルリンクを追加することが可能です。この連携により、面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとDropboxを利用し、商談関連のファイルを手作業で管理している営業担当者の方
• ファイルリンクのZoho CRMへの転記ミスや更新漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
• DropboxとZoho CRMの連携を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルをアップロードするだけで自動でZoho CRMの商談情報が更新されるため、手作業での転記や紐付けにかかる時間を削減できます
• 手動でのファイル検索やURLのコピー＆ペーストが不要になることで、リンクの貼り間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとZoho CRMをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、ファイル名から商談の検索に必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「商談情報を検索」のアクションで、抽出した情報をもとに該当する商談を検索します
5. 最後に、同じくZoho CRMの「商談の情報を更新」アクションを設定し、検索で見つかった商談にDropboxのファイルリンクなどを追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したいフォルダのパスや、特定のファイル名を任意で設定することが可能です
• AIによるデータ抽出のオペレーションでは、ファイル名に含まれる情報の中から、後続のZoho CRMでの商談検索に利用したい情報を任意で抽出できます
• Zoho CRMでの検索や更新のオペレーションでは、検索条件を任意で設定できるほか、更新時にはファイル名やURLといった前段のステップで取得した値を、任意の項目に変数として埋め込むことが可能です

■注意事項

• Dropbox、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。