Dropboxにファイルがアップロードされたら、Zoho CRMの商談に添付する

■概要

Zoho CRMでの商談管理とDropboxでのファイル管理を別々に行い、手作業でのファイル添付に手間を感じていませんか。見積書や契約書などの重要なファイルを、該当する商談情報に手動で紐付ける作業は、時間がかかるだけでなく添付漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされると、ファイル名から関連する商談をZoho CRMで自動的に検索し、ファイルを添付するため、これらの連携業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとDropboxを利用し、ファイル管理や添付作業に課題を感じている営業担当者の方
• 商談に関連する書類の管理プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたい営業マネージャーの方
• 手作業によるファイルの添付漏れやミスをなくし、顧客情報の一元管理を徹底したいCRM管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、Zoho CRMへのファイル添付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの添付漏れや、誤った商談への添付といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとZoho CRMをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名から商談の検索に必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、AI機能で抽出した情報をもとに「商談情報を検索」します
6. 次に、オペレーションでデータ変換機能を設定し、添付するファイル名を任意の形式に変換します
7. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「商談にファイルを添付」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを検索した商談に添付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい任意のフォルダパスやファイル名を指定できます。
• AIによるデータ抽出では、アップロードされたファイル名の中から、商談IDや顧客名など、Zoho CRMでの商談検索に必要な情報を任意に抽出するように設定可能です。
• データ変換機能では、抽出した情報や日付などの変数を組み合わせて、「【顧客名】見積書_YYYYMMDD.pdf」のように添付ファイル名を自由にカスタマイズできます。
• Zoho CRMでの商談検索では、AI機能で抽出した情報や固定の値をキーにして、検索対象となる商談を柔軟に指定できます。

■注意事項

• Dropbox、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。