Outlookで本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら、FrontにContactを作成する

■概要

Outlookで受信した問い合わせメールの内容を、都度Frontへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でFrontにコンタクト情報を作成できます。FrontとOutlookの効果的な連携により、こうした手作業をなくし、顧客対応の初動をスムーズにすることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けた問い合わせをFrontで管理しており、手入力の手間を省きたい方
• FrontとOutlookを連携させ、顧客対応の初動を自動化し迅速化したいチームの方
• メールからの顧客情報登録ミスや、重要な問い合わせの対応漏れを防ぎたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信すると自動でFrontにコンタクトが作成され、これまで手作業での情報登録に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での転記が不要になるため、連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FrontとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでFrontの「Create New Contact」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報をもとに新しいコンタクトを作成します。

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を任意で設定可能です。
• Frontの「Create New Contact」オペレーションでは、コンタクト情報として登録する氏名やメールアドレスなどの各項目に、AI機能で抽出した値を動的に埋め込めます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Outlook、FrontのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。