■概要
Closeで管理しているリード情報をもとに、関連資料をOneDriveで管理する際、都度手作業でフォルダを作成する業務に手間を感じていませんか？特定の条件を持つリードのみフォルダを作成する場合、対応漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Closeで特定の条件を満たす新しいリードが作成されたタイミングをトリガーとして、OneDriveへ自動でフォルダを作成することが可能です。CloseとOneDrive間の手作業をなくし、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CloseとOneDriveを利用し、リードごとの資料管理を手作業で行っている営業担当者の方
- Closeで作成されたリード情報を基に、OneDriveでのフォルダ作成を自動化したいと考えている方
- 営業プロセスの標準化と効率化を目指しており、手作業によるミスを減らしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Closeにリードが追加されると、特定の条件に基づいて自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、リード管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CloseとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCloseを選択し、「新しいリードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、条件に合致したリードのフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で設定する条件は、Closeから取得できるリード情報をもとに任意の値で設定してください。例えば、「リードのステータスが特定のものである場合」といった条件での分岐が可能です。
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの格納先となる親フォルダや、作成するフォルダ名を任意で設定してください。
■注意事項
- CloseとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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