Google Driveに格納された特定のファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの書類を確認し、その内容を手作業でZendeskに転記してチケットを作成していませんか。このワークフローは、Google Driveにファイルが追加されると自動でOCRが内容を読み取り、Zendeskにチケットを作成する作業を自動化します。ZendeskとGoogle Drive間での定型的な転記作業を効率化し、問い合わせ対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveのファイルを基に、手作業でZendeskのチケットを作成しているご担当者様
• ZendeskとGoogle Driveを連携させ、顧客からの問い合わせ対応業務を効率化したい方
• 書類の内容確認からチケット作成までの一連の流れを自動化し、人的ミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点にZendeskのチケットが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで特定の条件で処理を分けるために分岐機能を設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、ダウンロードしたファイルに対してOCR機能でテキストを読み取ります
6. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を基にチケットを作成します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で読み取ったテキストから、AI機能を利用して特定のデータ（顧客名、問い合わせ内容など）を抽出する場合、その抽出項目を任意に設定できます
• Zendeskでチケットを作成する際、件名や詳細の本文に、前のステップで取得したテキスト情報などを変数として自由に埋め込むことが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• Google DriveとZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションおよびはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。