Freshdeskで会社が作成されたら、Microsoft Teamsで通知する

■概要

Freshdeskに新しい顧客情報（会社）を登録した際、関係部署への情報共有に手間がかかっていませんか？手作業でMicrosoft Teamsに通知内容を投稿していると、共有の遅延や通知漏れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Freshdeskで会社情報が作成されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知が送信されるため、迅速かつ正確な情報共有を実現し、手作業による連携の手間を解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Freshdeskで管理する会社情報を、他部署へ迅速に共有したいカスタマーサポート担当者の方
• FreshdeskとMicrosoft Teams間の連携を手作業で行っており、業務の自動化を検討している方
• 新規顧客の情報を把握し、営業活動の迅速化を図りたいと考えているチームの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Freshdeskへの会社登録をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsへ通知されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮できます
• システムが自動で通知を行うため、新規顧客情報の共有漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとFreshdeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「会社が作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、会社が「作成された」場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Freshdeskから取得した会社情報を指定のチャネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Freshdeskのトリガー設定では、連携対象となるアカウントのドメイン名を任意で設定してください
• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Freshdesk、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。