Microsoft Teamsで受信した特定条件の内容をもとに、Freshdeskで会社を作成する

■概要

Microsoft Teamsに寄せられる顧客や社内からの連絡を、手作業でFreshdeskに登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなりえます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで受信した特定のメッセージをトリガーに、Freshdeskへ会社情報を自動で作成できます。vとFreshdeskの効果的な連携により、手作業による情報登録の課題を解消し、顧客管理の初動をスムーズにします。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの連絡内容をFreshdeskへ手動で登録しているカスタマーサポート担当者の方
• Freshdeskへの情報登録の漏れやミスを防ぎ、顧客管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
• Microsoft TeamsとFreshdeskを連携させ、定型業務の自動化を推進したい情報システム部門の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定メッセージを基にFreshdeskへ自動で会社が作成されるため、手作業での情報登録にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による転記が不要になることで、会社名の入力間違いやドメイン名の誤記といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとFreshdeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から会社名などの必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでFreshdeskの「会社を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい会社を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定で、監視対象としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するなど、業務に合わせた条件を任意で設定することが可能です。
• Freshdeskで会社を作成するアクションでは、Teamsのメッセージから抽出した情報などを基に、任意のドメイン名を設定してください。

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■注意事項

• Microsoft Teams、Freshdesk、のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。