■概要

Salesforceにアップロードされた名刺や書類などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でkintoneに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が自動でテキストを抽出しkintoneへレコードとして追加するため、Salesforceとkintone間のデータ連携を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceとkintoneを併用しており、手作業でのデータ転記に課題を感じている方
• Salesforceにアップロードした画像ファイルの情報をkintoneでも管理したいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのファイルアップロード後、手作業での転記が不要になるため、これまで入力作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 自動でデータが連携されることで、Salesforceからkintoneへの転記時に起こりがちな入力ミスや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとkintoneをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキスト情報をレコードとして追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能でテキストを抽出する際に、読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。読み取るファイルの種類に合わせて設定してください
• kintoneにレコードを追加する際、どのフィールドにどの情報を追加するかを任意に設定できます。OCR機能で抽出した値を、kintoneの対応するフィールドに紐づけるように設定してください

■注意事項

• Salesforce、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924