■概要
Zendeskで管理している問い合わせチケットの情報を、Microsoft SharePointのリストへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや情報共有の遅れに繋がることもあります。このワークフローは、ZendeskとMicrosoft SharePoint間の連携に関する課題を解決します。Zendeskで新しいチケットが作成されると、自動的にMicrosoft SharePointの指定リストへアイテムが追加され、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとMicrosoft SharePointを利用し、顧客対応情報の管理を手作業で行っている方
- Zendeskのチケット情報をMicrosoft SharePointへ転記する際のミスや漏れを防ぎたい方
- カスタマーサポート部門と他部門間のスムーズな情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると、自動でMicrosoft SharePointのリストへアイテムが追加されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要なチケット情報の共有漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZendeskの「ユーザー情報を取得」アクションを設定し、チケット作成者の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「リストにアイテムを追加する」アクションを設定し、取得したチケット情報やユーザー情報をリストに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointの「リストにアイテムを追加する」アクションでは、アイテムを追加したいサイトやリストを任意で設定してください。
- リストの各フィールドには、Zendeskから取得したチケットの件名や内容、ユーザー情報などを変数として自由にマッピングすることが可能です。
- 特定のフィールドに「Zendeskからの連携」といった固定のテキスト情報を追加することもできます。
■注意事項
- Zendesk、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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