Zendeskで新しいチケットが作成されたら、Zoomにミーティングを作成する

■概要

Zendeskで顧客からの問い合わせチケットを受け付けた後、個別にZoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか？手作業での日程調整やURL発行は、対応の遅れやヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成されると、その情報をもとにZoomミーティングが自動で作成されるため、ZendeskとZoomを連携させたスムーズな顧客対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskでのチケット対応後、手動でZoomミーティングを設定しているサポート担当者の方
• ZendeskとZoomを連携させ、よりスムーズな顧客対応フローの構築を目指しているチームリーダーの方
• サポート業務全体の効率化や自動化によって、サービス品質の向上を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskのチケット作成を起点にZoomミーティングが自動生成されるため、手作業での設定や情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報入力に伴うミーティング議題の記載ミスや、URLの発行・共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したチケット情報からミーティングに必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zendeskとの連携設定の際に、ご利用環境に応じたサブドメインを任意で設定してください。
• AI機能のテキスト抽出では、Zendeskのチケット本文などから、ミーティング設定に必要な項目を任意に指定して抽出できます。
• Zoomのミーティング作成では、議題や説明欄に、前段のステップで抽出した情報を変数として埋め込むなど、設定内容を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Zendesk、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）