Zoho CRMで商談が特定ステージに更新されたら、請求書を発行して送付する

■概要

Zoho CRMで商談が受注フェーズに進んだ後、請求書の発行や送付といった関連業務を手作業で行っていませんか。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMの商談ステージ更新をトリガーとして、請求書の発行から取引先へのメール送付までを自動化できます。手作業による手間や確認の時間を削減し、Zoho CRMと連携した請求書発行の自動処理によって、よりスムーズな営業プロセスを実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMでの請求書発行業務を自動化し、作業時間を短縮したい営業担当者の方
• 手作業による請求書の作成・送付で発生するミスや手間を削減したい経理部門の方
• Zoho CRMを中心とした営業から請求までのプロセス全体の効率化を目指す管理者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMの商談ステージ更新を起点に請求書の発行から送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による請求情報の入力ミスや、顧客への請求書の送付漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談の特定のフィールドが更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Zoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった商談の詳細情報を取得します。
4. 次に、分岐機能を設定し、商談が任意のフェーズに到達した際に後続のアクションへ移行するよう設定します
5. 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した商談情報をもとに請求書を作成します。
6. 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先に自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMとの連携設定において、ご利用環境に応じた任意のZohoドメイン、チャネルIDを設定してください。
• Googleドキュメントで請求書を発行する際に、雛形として使用するドキュメントのファイルIDや、発行後の書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください。

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■注意事項

• Zoho CRM、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。