■概要
日々大量に届くGmailの中から重要なものを判別し、手作業でTrelloへタスク登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をChatGPT(GPT-4)が自動で分析し、その結果をもとにTrelloへタスクを自動で振り分けることが可能です。メールの見落としや転記ミスを防ぎ、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとTrelloを連携させたタスクの自動振り分けに関心がある方
- ChatGPT(GPT-4)を用いてメールの内容を分析し、業務効率化を図りたい方
- 手作業によるメールの確認やTrelloへの転記作業をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、ChatGPT(GPT-4)による分析からTrelloへのカード作成までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます
- メール内容の確認漏れやTrelloへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の精度を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPT、Gmail、TrelloをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」を設定し、受信したメール本文をインプットに優先度やカテゴリなどを分析させます
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」で、ChatGPTが生成したテキストからTrelloカードの作成に必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、必要に応じて関係者へタスクが作成された旨を通知します
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」を設定し、抽出した情報をもとにカードを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与されたラベルを任意で設定できます
- ChatGPTへ与えるプロンプトは自由に編集でき、受信したメールの情報を変数として活用して、独自の分析や要約を行わせることが可能です
- AI機能によるテキスト抽出では、ChatGPTの生成結果から、Trelloのカード名や説明文に利用したい特定のテキストを抽出するよう設定できます
- 通知などに利用するGmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、変数を用いて動的な内容を挿入することもできます
- Trelloでカードを作成する際、対象のボードやリストはもちろん、カードのタイトルや担当者などの各項目に任意の情報を設定可能です
■注意事項
- ChatGPT、Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください
