■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストへのメール返信業務に、手間や時間を取られていませんか。 手作業での対応は時間がかかるだけでなく、返信漏れや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ChatGPTが内容に応じたメール文面を自動で生成し、Gmailから送信までを完結させることが可能です。ChatGPTを活用したメールの自動送信を実現し、対応業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで問い合わせなどを管理し、手動でメール返信を行っている担当者の方
- ChatGPTを活用して、定型的なメール送信業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
- 顧客対応の速度を向上させ、ヒューマンエラーのない確実なコミュニケーションを実現したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの情報追加を起点に、ChatGPTによる文面生成からGmailでの自動メール送信までが一連の流れで実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での転記や宛先設定による入力間違い、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、より正確で迅速な顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を基にメールの返信文を作成するよう指示します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名を設定し、本文にChatGPTが生成したテキストを挿入します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、対応が完了した行に「送信済み」などのステータスを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信する設定では、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定のテキストに加え、スプレッドシートから取得した顧客名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
- Google スプレッドシートのレコードを更新する設定では、更新したい項目に「送信完了」といった固定のテキストを入力したり、送信日時など前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりすることができます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
テキストを生成
