定期的に、ZendeskのオープンチケットをNotionに自動更新する
定期的に、ZendeskのオープンチケットをNotionに自動更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zendesk
と
Notion
を自動連携できます。
■概要
Zendeskで管理しているオープンチケットの状況を、常に最新の状態でチームに共有できていますか？ 手作業でNotionなどの別ツールに転記していると、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてZendeskのオープンチケット情報を自動で取得し、Notionのデータベースに更新するため、こうした課題を円滑に解消し、常に最新の状況を共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskのオープンチケットの棚卸しや情報共有に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- ZendeskとNotionを併用しており、手作業での情報転記を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- チケット管理のプロセスを効率化し、チーム全体の対応速度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にZendeskのオープンチケット情報を自動でNotionに同期するため、手作業での確認や転記作業にかかっていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとZendeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時を指定します
- 次に、オペレーションでZendeskの「オープン中のチケットIDの一覧を取得する」アクションを設定します
- 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したチケットIDの一覧をもとに、後続の処理をチケットの数だけ実行するようにします
- 繰り返し処理の中で、Zendeskの「チケット情報を取得する」アクションを設定し、各チケットの詳細情報を取得します
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したチケット情報を指定のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、ワークフローを実行する頻度（毎日、毎週など）や日時を任意で設定してください。
- Zendeskの各アクションでは、お使いの環境に応じたサブドメインを設定してください。
- 繰り返し処理機能では、前段のZendeskで取得したチケット一覧のデータを変数として設定し、処理の対象を指定してください。
- Zendeskでチケット情報を取得する際、固定値や前段で取得したチケットIDを変数として設定することで、特定のチケット情報を取得できます。
- Notionのデータベースにレコードを追加する際、どの項目にZendeskから取得したどの情報を割り当てるか、任意でマッピング設定を行ってください。
■注意事項
- Notion、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendesk、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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詳しくみるテンプレート
HubSpotで新規コンタクトが作成されると同時にNotionデータベースへ自動登録するフローです。手入力やコピー&ペーストを減らし、顧客情報の共有・精度向上、入力時間の短縮に役立ちます。
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
新しいチケットが作成されたら
チケットが更新されたら
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ユーザーが作成されたら
組織が作成されたら
チケットにメッセージが追加されたら
ページが作成または更新されたら
データベースが作成または更新されたら
【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたら
Webhookを受信したら
ページが作成されたら（Webhook）
ページコンテンツが更新されたら（Webhook）
ページが削除されたら（Webhook）
ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
コメントが作成されたら（Webhook）
コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
オープン中のチケットIDの一覧を取得
チケットを作成
チケット情報を取得
チケットのステータスを更新
エージェントの一覧を取得
チケットを作成（リクエスターを指定）
ファイルをアップロード
チケットのコメントにファイルを添付
ユーザー情報を取得
既存チケットへコメントを追加
チケットを検索（件名部分一致）
ユーザーを作成
保留中のチケットを検索
ユーザー情報を更新と追加
チケット一覧を取得
チケットを検索（ステータス一致）
チケットのコメント一覧を取得
タグを追加
フローボットトリガー
新しいチケットが作成されたらチケットが更新されたらチケットにタグが追加されたらユーザーが作成されたら組織が作成されたらチケットにメッセージが追加されたら
フローボットオペレーション
オープン中のチケットIDの一覧を取得チケットを作成チケット情報を取得チケットのステータスを更新エージェントの一覧を取得チケットを作成（リクエスターを指定）ファイルをアップロードチケットのコメントにファイルを添付ユーザー情報を取得既存チケットへコメントを追加チケットを検索（件名部分一致）ユーザーを作成保留中のチケットを検索ユーザー情報を更新と追加チケット一覧を取得チケットを検索（ステータス一致）チケットのコメント一覧を取得タグを追加チケットを検索（発行日・更新日絞り込み）
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
ページ情報を取得ページを作成（非推奨）ページにテキストを追加（非推奨）ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）ページのプロパティを更新（数値プロパティ）ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（日付プロパティ）ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）ページのプロパティを更新（URLプロパティ）ページのプロパティを更新（メールプロパティ）ページのプロパティを更新（電話プロパティ）特定のページのブロック情報を取得ユーザーのリストを取得ページのプロパティを更新（リレーションプロパティ）指定のレコードにサブアイテムを追加するファイルアップロードIDの発行ファイルをアップロードページのプロパティを更新（ファイルプロパティ）ファイルをダウンロードするページ情報を取得（ファイル情報の一覧）ページ・データベースをタイトルで検索テンプレートを使用してページを作成（タイトルのみ）ページにヘッダーと本文を追加（非推奨）データソースのプロパティ名を更新ページのプロパティを更新（タイトルプロパティ）データソースの数式プロパティ内の文字検索ページにコンテンツを埋め込むページまたはブロックの子ブロック一覧を取得データソースを取得データベース情報を取得ページを作成ページ情報を取得（マークダウン形式）ページにコンテンツを追加ページのコンテンツを置換ページのプロパティを更新（ユーザープロパティ）
