■概要
Zendeskで管理しているオープンチケットの状況を、常に最新の状態でチームに共有できていますか? 手作業でNotionなどの別ツールに転記していると、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてZendeskのオープンチケット情報を自動で取得し、Notionのデータベースに更新するため、こうした課題を円滑に解消し、常に最新の状況を共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskのオープンチケットの棚卸しや情報共有に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- ZendeskとNotionを併用しており、手作業での情報転記を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- チケット管理のプロセスを効率化し、チーム全体の対応速度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にZendeskのオープンチケット情報を自動でNotionに同期するため、手作業での確認や転記作業にかかっていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとZendeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時を指定します
- 次に、オペレーションでZendeskの「オープン中のチケットIDの一覧を取得する」アクションを設定します
- 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したチケットIDの一覧をもとに、後続の処理をチケットの数だけ実行するようにします
- 繰り返し処理の中で、Zendeskの「チケット情報を取得する」アクションを設定し、各チケットの詳細情報を取得します
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したチケット情報を指定のデータベースに追加します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、ワークフローを実行する頻度(毎日、毎週など)や日時を任意で設定してください。
- Zendeskの各アクションでは、お使いの環境に応じたサブドメインを設定してください。
- 繰り返し処理機能では、前段のZendeskで取得したチケット一覧のデータを変数として設定し、処理の対象を指定してください。
- Zendeskでチケット情報を取得する際、固定値や前段で取得したチケットIDを変数として設定することで、特定のチケット情報を取得できます。
- Notionのデータベースにレコードを追加する際、どの項目にZendeskから取得したどの情報を割り当てるか、任意でマッピング設定を行ってください。
■注意事項
- Notion、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendesk、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。