■概要
Zendeskで管理しているオープンチケットの状況を把握するため、定期的に情報を抽出し、Microsoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は単純ですが、対応漏れを防ぐ上で重要なため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてZendeskのオープンチケット情報を自動でMicrosoft Excelに更新できます。手作業による転記作業から解放され、より正確なチケット管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskのオープンチケットを手作業でExcelに集計しているカスタマーサポート担当者の方
- 定期的なチケット状況の報告業務を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- ZendeskとMicrosoft Excelを連携させ、データ管理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にZendeskからオープンチケット情報を自動で取得するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを実行したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでZendeskを選択し、「オープン中のチケットIDの一覧を取得」アクションを設定します。
- 続けて、繰り返し処理機能を追加し、3で取得したチケットIDの一覧を元に、後続の処理を繰り返すよう設定します。
- 繰り返し処理の中で、Zendeskの「チケット情報を取得」アクションを設定し、各チケットの詳細情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、5で取得したチケット情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい曜日や時間などを任意で設定してください。
- Zendeskの各アクションでは、ご利用のZendeskアカウントのサブドメインを正しく設定してください。
- 繰り返し処理機能では、前段のZendeskで取得したオープンチケットの一覧データを変数として設定することで、チケット1件ごとに処理を実行できます。
- Zendeskの「チケット情報を取得」アクションでは、前のステップで取得したチケットIDの情報を変数として設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、Zendeskから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意でマッピングできます。
■注意事項
- Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendesk、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
